Vorstandswechsel im Verein: Ablauf, Register, Übergabe

Ein Vorstandswechsel ist mehr als ein Händedruck in der Jahreshauptversammlung. Damit der neue Vorstand handlungsfähig ist, muss die Änderung ins Vereinsregister, die Bank muss Bescheid wissen und Unterlagen, Konten und Zugänge müssen geordnet übergeben werden.

1. Wahl und Annahme

Wie der Vorstand bestellt wird, regelt die Satzung. Ohne abweichende Regelung bestellt ihn die Mitgliederversammlung (§ 27 Abs. 1 BGB). Die Wahl muss auf der Tagesordnung angekündigt sein (§ 32 Abs. 1 Satz 2 BGB).

Die gewählte Person wird erst Vorstandsmitglied, wenn sie die Wahl annimmt. Halten Sie Wahlergebnis in Zahlen und Annahmeerklärung im Protokoll fest. Was das Protokoll außerdem enthalten muss, steht im Ratgeber Protokoll der Mitgliederversammlung.

Amtszeit beachten

Viele Satzungen bestimmen eine Amtszeit und dass der Vorstand bis zur Neuwahl im Amt bleibt. Fehlt eine solche Regel, kann der Verein nach Ablauf der Amtszeit ohne vertretungsberechtigten Vorstand dastehen. Planen Sie die Neuwahl daher rechtzeitig.

2. Anmeldung zum Vereinsregister

Jede Änderung des Vorstands im Sinne des § 26 BGB – also der vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder – ist vom Vorstand zur Eintragung anzumelden. Der Anmeldung ist eine Abschrift der Urkunde über die Änderung beizufügen, in der Regel das Protokoll (§ 67 Abs. 1 BGB).

• Wer meldet an? Die Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl – in der Regel der neue Vorstand.
• Welche Form? Die Anmeldung ist öffentlich zu beglaubigen (§ 77 BGB), meist beim Notar. Seit August 2023 ist das auch per Videokommunikation möglich.
• Erweiterter Vorstand: Beisitzer, Kassier oder Schriftführer, die nicht zum Vorstand nach § 26 BGB gehören, werden nicht eingetragen. Ob das bei Ihnen so ist, ergibt sich aus der Satzung.

Warum die Eintragung wichtig ist

Solange die Änderung nicht eingetragen ist, kann sie einem Dritten nur entgegengehalten werden, wenn er sie kannte (§ 68 BGB). Banken, Behörden und Vertragspartner verlangen deshalb oft einen aktuellen Registerauszug, bevor sie mit dem neuen Vorstand arbeiten.

3. Transparenzregister

Für eingetragene Vereine werden die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten in der Regel aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister übernommen (§ 20a GwG). Eine eigene Mitteilung ist dann meist nicht nötig. Prüfen Sie nach der Eintragung trotzdem, ob die Daten im Transparenzregister stimmen. Bei Abweichungen muss der Verein selbst tätig werden.

4. Bank, Finanzamt und Partner

• Bank: Vertretungs- und Kontovollmachten anpassen, ausgeschiedene Personen aus dem Online-Banking entfernen, neue Zugänge einrichten. Die Bank verlangt meist Protokoll und Registerauszug.
• Finanzamt: Neue Ansprechpartner und Anschrift mitteilen, ELSTER-Zugang des Vereins übergeben oder neu beantragen.
• Weitere Stellen: Dachverband, Gemeinde, Versicherungen, Vermieter, Lieferanten und die Website (Impressum!) aktualisieren.

5. Geordnete Übergabe

Vereinbaren Sie einen Übergabetermin und halten Sie fest, was übergeben wurde. Bewährt hat sich eine Übergabeliste, die beide Seiten unterschreiben.

Übergabe-Checkliste

• Satzung, Geschäftsordnungen, aktueller Registerauszug
• Protokolle der letzten Jahre, Mitgliederliste und Beitrittserklärungen
• Kassenbuch, Belege, Kontoauszüge, letzter Kassenprüfbericht
• Freistellungsbescheid und Steuerunterlagen
• Laufende Verträge (Miete, Versicherungen, Wartung, Software) mit Kündigungsfristen
• SEPA-Gläubiger-ID und Lastschriftmandate
• Zugänge: E-Mail-Postfach, Website, Online-Banking, ELSTER, Vereinssoftware, Social Media
• Schlüssel für Vereinsheim, Lager, Briefkasten
• Offene Aufgaben, Fristen und Zusagen
• Zugänge der ausgeschiedenen Personen entzogen

Haftung des ehrenamtlichen Vorstands

Vorstandsmitglieder, die unentgeltlich tätig sind oder für ihre Tätigkeit höchstens 3.300 Euro im Jahr erhalten, haften dem Verein für Schäden aus ihrer Vorstandstätigkeit nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit (§ 31a Abs. 1 BGB, Betrag in der ab 1. Januar 2026 geltenden Fassung; zuvor 840 Euro). Steuerliche Pflichten und Haftungsrisiken gegenüber Dritten bleiben davon unberührt. Lassen Sie sich bei der Übergabe deshalb bestätigen, dass Steuererklärungen und Abgaben erledigt sind.

Häufige Fragen

Darf der alte Vorstand noch unterschreiben, bis der Eintrag erfolgt ist?

Maßgeblich ist, wer wirksam bestellt ist. Mit der Annahme der Wahl ist der neue Vorstand im Amt, sofern die Satzung keinen späteren Amtsbeginn vorsieht. Die Eintragung wirkt nur erklärend. Wegen § 68 BGB sollten Sie die Anmeldung aber zügig einreichen.

Muss auch eine Wiederwahl angemeldet werden?

Ändert sich niemand, ist keine Änderung einzutragen. Manche Registergerichte möchten trotzdem eine Protokollabschrift. Fragen Sie bei Ihrem Registergericht nach.

Was kostet die Anmeldung?

Es fallen Gebühren für die notarielle Beglaubigung und für die Eintragung beim Registergericht an. Die genaue Höhe erfahren Sie beim Notar und beim Registergericht.

So hilft Quittix

In Quittix legen Sie Vorstandspositionen an, ordnen sie Mitgliedern zu und geben neuen Vorstandsmitgliedern eigene Zugänge mit passenden Rechten – ausgeschiedenen Personen entziehen Sie den Zugang mit einem Klick. Protokolle, Satzung und Verträge liegen in der Dokumentenablage, sodass bei der Übergabe nichts verloren geht.

Quellen

• § 26 BGB – Vorstand und Vertretung
• § 27 BGB – Bestellung und Geschäftsführung des Vorstands
• § 31a BGB – Haftung von Organmitgliedern und besonderen Vertretern
• § 67 BGB – Änderung des Vorstands
• § 68 BGB – Vertrauensschutz durch Vereinsregister
• § 77 BGB – Anmeldepflichtige und Form der Anmeldungen
• § 20a GwG – Transparenzregister, Vereine
• Bundesministerium der Justiz: Leitfaden zum Vereinsrecht

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind Gesetz, Ihre Vereinssatzung und die Auskunft Ihres Finanzamts. Stand: Oktober 2026.