Protokoll der Mitgliederversammlung: Inhalt & Pflichten

Das Protokoll der Mitgliederversammlung hält fest, was der Verein beschlossen hat und wie es zustande gekommen ist. Für Vorstandswechsel und Satzungsänderungen ist es zugleich die Grundlage der Anmeldung zum Vereinsregister. Fehlt darin etwas Wesentliches, fordert das Registergericht Nachbesserungen an, im schlimmsten Fall muss die Versammlung wiederholt werden.

Ist ein Protokoll gesetzlich vorgeschrieben?

Das BGB enthält keine eigene Protokollvorschrift. Es bestimmt aber, dass die Satzung eines eingetragenen Vereins Bestimmungen über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten soll (§ 58 Nr. 4 BGB). Fehlen solche Bestimmungen, darf der Verein nach § 60 BGB nicht eingetragen werden. Deshalb regelt praktisch jede Vereinssatzung, dass ein Protokoll anzufertigen ist und wer es unterschreibt.

Nach dem Leitfaden des Bundesjustizministeriums ist die Beurkundung keine Voraussetzung für die Wirksamkeit eines Beschlusses. Ohne Protokoll können Sie einen Beschluss aber kaum nachweisen, und beim Registergericht kommen Sie ohne Protokoll nicht weiter.

Was ins Protokoll gehört

Zuerst gilt Ihre Satzung. Unabhängig davon erwarten Registergerichte bestimmte Angaben. Das Merkblatt des Amtsgerichts Schweinfurt (Registergericht) nennt zum Beispiel:

Formalien der Versammlung

• Name des Vereins
• Tag und Ort der Versammlung
• Versammlungsleiter und Protokollführer
• Zahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder
• Feststellung, dass satzungsgemäß eingeladen wurde
• Tagesordnung mit Angabe, ob sie bei der Einberufung angekündigt war
• Feststellung der Beschlussfähigkeit, vor allem wenn die Satzung dafür besondere Anforderungen enthält

Fand die Versammlung hybrid oder virtuell statt, vermerken Sie das ebenfalls, ebenso bei virtuellen Versammlungen den zugrunde liegenden Ermächtigungsbeschluss.

Zur Beschlussfähigkeit: Das Gesetz stellt keine besonderen Anforderungen. Laut Bundesjustizministerium genügt ohne Satzungsregelung, dass mindestens ein stimmberechtigtes Mitglied erschienen ist. Verlangt Ihre Satzung ein Quorum, muss das Protokoll zeigen, dass es erreicht war.

Anträge, Beschlüsse, Wahlen

• Jeder Antrag im Wortlaut oder mit eindeutiger Bezeichnung
• Art der Abstimmung, zum Beispiel per Handzeichen, schriftlich-geheim oder elektronisch
• Abstimmungsergebnis in Zahlen: Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen. Formulierungen wie „mit großer Mehrheit“ akzeptieren Registergerichte nicht.
• Beschlusstext im Wortlaut
• Feststellung des Ergebnisses durch den Versammlungsleiter

Die Zahlen sind wichtig, weil sich die erforderliche Mehrheit nach den abgegebenen Stimmen richtet. Enthaltungen zählen nicht mit (§ 32 Abs. 1 Satz 3 BGB). Für Satzungsänderungen sind drei Viertel der abgegebenen Stimmen nötig (§ 33 Abs. 1 Satz 1 BGB), ebenso für die Auflösung des Vereins (§ 41 BGB), jeweils sofern die Satzung nichts anderes bestimmt. Eine Änderung des Vereinszwecks erfordert die Zustimmung aller Mitglieder. Nicht erschienene Mitglieder müssen in Textform zustimmen (§ 33 Abs. 1 Satz 2 BGB).

Bei Satzungsänderungen muss der vollständige Wortlaut der geänderten Bestimmungen im Protokoll oder in einer Anlage stehen, auf die das Protokoll Bezug nimmt.

Bei Wahlen gehören in das Protokoll: das Amt, die gewählte Person, das Ergebnis in Zahlen und die Erklärung, dass die Person die Wahl angenommen hat. Erst mit der Annahme wird die gewählte Person Vorstandsmitglied. Welche persönlichen Daten das Registergericht benötigt, zum Beispiel Geburtsdatum und Wohnort, fragen Sie am besten bei Ihrem Gericht nach. Mit der Anmeldung eingereichte Dokumente kann jeder einsehen (§ 79 BGB). Nehmen Sie daher nur auf, was erforderlich ist.

Unterschriften

Wer unterschreibt, bestimmt die Satzung. Häufig sind es Versammlungsleiter und Protokollführer. Prüfen Sie den genauen Wortlaut. Fehlt eine vorgeschriebene Unterschrift, kann das Registergericht die Anmeldung beanstanden.

Wann muss das Protokoll zum Vereinsregister?

Eine Anmeldung zum Vereinsregister ist insbesondere nötig bei:

• Änderung des Vorstands (§ 67 BGB): Neuwahl, Ausscheiden oder Rücktritt eines Vorstandsmitglieds im Sinne des § 26 BGB. Beizufügen ist eine Abschrift der Urkunde über die Änderung, in der Regel das Protokoll.
• Satzungsänderung (§ 71 BGB): Die Änderung wird erst mit der Eintragung wirksam. Beizufügen sind eine Abschrift des Beschlusses und der vollständige Wortlaut der Satzung.
• Auflösung des Vereins

Notarielle Beglaubigung: Was genau?

Beglaubigt wird nicht das Protokoll, sondern die Anmeldung. Die Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl müssen sie in öffentlich beglaubigter Form abgeben (§ 77 BGB). Die Unterschrift oder die qualifizierte elektronische Signatur wird dazu von einem Notar beglaubigt (§ 129 BGB).

Seit dem 1. August 2023 ist die Beglaubigung auch per Videokommunikation möglich (§ 77 Abs. 2 BGB). In einigen Bundesländern dürfen auch andere Stellen Unterschriften beglaubigen, etwa Ratsschreiber in Baden-Württemberg oder Ortsgerichte in Hessen. Das Protokoll selbst reichen Sie als einfache Abschrift ein.

Bei einer Wiederwahl ohne personelle Änderung verlangen manche Registergerichte keine beglaubigte Anmeldung, sondern nur die formlose Übersendung der Protokollabschrift. So steht es zum Beispiel im Merkblatt des Amtsgerichts Schweinfurt. Klären Sie das mit Ihrem Registergericht.

Aufbewahrung

Das Vereinsrecht im BGB enthält keine eigene Aufbewahrungsfrist für Versammlungsprotokolle. Das Registergericht bewahrt die eingereichten Abschriften auf (§ 66 BGB). Ihr Original aber nicht.

Bewahren Sie Protokolle daher dauerhaft auf, denn sie belegen über Jahre hinweg Vorstandsbestellungen und Satzungsstände. Soweit Protokolle für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa bei Beschlüssen über Beiträge oder Mittelverwendung, kann zusätzlich die steuerliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO greifen (sechs Jahre).

Checkliste

• Protokollregelung der Satzung geprüft (Inhalt, Unterzeichner)
• Vereinsname, Datum, Ort und Form der Versammlung notiert
• Versammlungsleiter und Protokollführer benannt
• Zahl der anwesenden Stimmberechtigten festgehalten (Anwesenheitsliste als Anlage)
• Ordnungsgemäße Einladung und Beschlussfähigkeit festgestellt
• Tagesordnung aufgenommen, Abweichungen vermerkt
• Jeder Antrag mit Abstimmungsart und Ergebnis in Zahlen (Ja/Nein/Enthaltung)
• Beschlüsse im Wortlaut, Satzungsänderungen vollständig oder als Anlage
• Wahlergebnisse mit Annahmeerklärung der Gewählten
• Unterschriften laut Satzung geleistet
• Bei Vorstands- oder Satzungsänderung: Anmeldung vorbereitet und Beglaubigungstermin vereinbart
• Original dauerhaft archiviert

Häufige Fragen

Muss das Protokoll notariell beglaubigt werden?

Nein. Notariell beglaubigt wird die Anmeldung zum Vereinsregister, die der Vorstand unterschreibt. Das Protokoll wird als Abschrift beigefügt.

Reicht ein Ergebnisprotokoll?

In der Regel ja. Diskussionen müssen Sie nicht wiedergeben. Anträge, Abstimmungsergebnisse in Zahlen und Beschlusstexte müssen aber vollständig enthalten sein, es sei denn, Ihre Satzung verlangt mehr.

Bis wann muss das Protokoll fertig sein?

Das BGB nennt keine Frist. Manche Satzungen tun es. Da Vorstandsänderungen anzumelden sind und Satzungsänderungen erst mit der Eintragung wirksam werden, sollten Sie das Protokoll zügig fertigstellen.

Wie gehe ich mit Enthaltungen um?

Halten Sie sie gesondert fest. Für die Mehrheit zählen nach § 32 Abs. 1 Satz 3 BGB nur die abgegebenen Ja- und Nein-Stimmen, sofern Ihre Satzung nichts anderes regelt.

So hilft Quittix

In Quittix führen Sie die Anwesenheitsliste mit Stimmrecht direkt im Versammlungsmodul und erfassen Abstimmungsergebnisse und Beschlusstexte zu jedem Tagesordnungspunkt. Daraus erzeugen Sie das Protokoll als PDF mit Unterschriftszeilen. Prüfen Sie vor dem Einreichen, ob Inhalt und Unterzeichner den Vorgaben Ihrer Satzung und Ihres Registergerichts entsprechen.

Quellen

• § 32 BGB – Mitgliederversammlung; Beschlussfassung
• § 33 BGB – Satzungsänderung
• § 41 BGB – Auflösung des Vereins
• § 58 BGB – Sollinhalt der Vereinssatzung
• § 67 BGB – Änderung des Vorstands
• § 71 BGB – Änderungen der Satzung
• § 77 BGB – Anmeldepflichtige und Form der Anmeldungen
• § 79 BGB – Einsicht in das Vereinsregister
• § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
• Bundesministerium der Justiz: Leitfaden zum Vereinsrecht (Stand Januar 2026)
• Amtsgericht Schweinfurt – Registergericht: Merkblatt für eingetragene Vereine (Änderungen)

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Gesetz und Ihre Vereinssatzung. Stand: Oktober 2026.