Quittix

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

(1) Anbieter der webbasierten Vereinsverwaltung „Quittix“ (www.quittix.de, nachfolgend „Quittix“ oder „Dienst“) ist die friendworx gruppe UG (haftungsbeschränkt), Marktplatz 15, 93413 Cham, vertreten durch den Geschäftsführer Albert Fischer, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Regensburg unter HRB 12966, USt-IdNr. DE281511496, E-Mail service@friendworx.com, Telefon 09971-8899995 (nachfolgend „Anbieter“).

(2) Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung von Quittix zwischen dem Anbieter und dem registrierten Verein bzw. der registrierten Organisation (nachfolgend „Verein“).

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Vereins werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Zielgruppe – keine Verbraucher

(1) Quittix richtet sich ausschließlich an Vereine und andere Organisationen (z. B. eingetragene und nicht eingetragene Vereine, Verbände, Stiftungen, gemeinnützige Körperschaften) sowie an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB ist ausgeschlossen.

(2) Die Person, die den Verein registriert oder Vertragsunterlagen in der Anwendung annimmt, versichert, zur Vertretung des Vereins bzw. zum Abschluss dieses Vertrags im Namen des Vereins berechtigt zu sein.

(3) Mitglieder, denen der Verein einen Zugang zum Mitglieder-Selfservice-Portal oder zur Mitglieder-App einräumt, werden nicht Vertragspartner des Anbieters. Der Verein informiert seine Mitglieder über die Nutzung und die Datenverarbeitung.

§ 3 Leistungsbeschreibung

(1) Quittix ist eine über das Internet bereitgestellte Software (Software as a Service) zur Vereinsverwaltung. Der Funktionsumfang umfasst derzeit insbesondere: Verwaltung von Mitgliedern und Kontakten, Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen einschließlich E-Rechnung, SEPA-Lastschriftdateien, Zuwendungsbestätigungen, Kassenbuch, Sponsorenverwaltung, Dokumente und Satzung, Mitgliederversammlungen, Termine und Veranstaltungen (einschließlich Kalender-Abo und öffentlichem Terminkalender), Mannschaften, Gruppen, Abteilungen und Kurse, Qualifikationen und Fristen, Arbeitsstunden, Plätze und Objekte, Inventar, Platzbuchung, Zähler und Verbrauchsabrechnung, Fangbuch und Gewässer, Kartenreservierung, Pferderegister, Häs-Verwaltung, Narrenfahrplan, Plakettenverkauf, Fotogalerie, Ehrungen, Aufgaben, Module für Schützenvereine und Kegelclubs, Erinnerungen, Nachrichten, einen KI-Hilfeassistenten sowie ein Mitglieder-Selfservice-Portal und eine Mitglieder-App (Web-App).

(2) Maßgeblich ist der jeweils in der Anwendung verfügbare Funktionsumfang. Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen besteht während der Beta-Phase nicht.

(3) Die Nutzung erfordert einen Internetzugang und einen aktuellen Webbrowser bzw. ein geeignetes Endgerät, für die der Verein selbst verantwortlich ist.

(4) Anwendung, Datenbank, Dateien und Datensicherungen werden auf Servern in Deutschland betrieben.

§ 4 Kostenlose Beta-Phase

(1) Quittix befindet sich in einer Beta-Phase. Die Software wird weiterentwickelt und erprobt; sie kann Fehler enthalten.

(2) Die Nutzung während der Beta-Phase ist unentgeltlich.

(3) Der Anbieter sagt während der Beta-Phase keine bestimmte Verfügbarkeit zu. Es kann zu Unterbrechungen, Wartungsarbeiten und Störungen kommen. Geplante Wartungen kündigt der Anbieter nach Möglichkeit vorab in der Anwendung an.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, Funktionen während der Beta-Phase zu ändern, zu erweitern, einzuschränken oder einzustellen, sofern dies für den Verein zumutbar ist. Über wesentliche Einschränkungen informiert der Anbieter den Verein mindestens vier Wochen vorab in Textform; die Möglichkeit, die betroffenen Daten zu exportieren, bleibt erhalten.

§ 5 Registrierung, Freischaltung und Vertragsschluss

(1) Die Nutzung setzt die Registrierung eines Vereinskontos voraus. Die bei der Registrierung angeforderten Angaben sind wahrheitsgemäß und vollständig zu machen und bei Änderungen zu aktualisieren.

(2) Die Registrierung ist ein Angebot des Vereins auf Abschluss eines Nutzungsvertrags. Der Anbieter prüft Registrierungen manuell. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Vereinskontos zustande, über die der Verein per E-Mail informiert wird.

(3) Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht. Der Anbieter kann eine Registrierung insbesondere ablehnen, wenn nicht erkennbar ist, dass es sich um einen Verein oder eine Organisation im Sinne von § 2 handelt.

(4) Bestandteil des Vertrags ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (www.quittix.de/avv). Er wird bei der Registrierung bzw. in der Anwendung elektronisch angenommen und mit der Freischaltung wirksam. Quittix protokolliert Dokument, Version, Zeitpunkt und annehmende Person; der Nachweis ist für Vereins-Administratoren unter „Einstellungen → Datenschutz (DSGVO) → Vertragsunterlagen“ jederzeit abrufbar.

(5) Diese Nutzungsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag können jederzeit unter www.quittix.de/nutzungsbedingungen und www.quittix.de/avv abgerufen, gedruckt und als PDF gespeichert werden.

§ 6 Zugangsdaten und Benutzer

(1) Der Verein hat Zugangsdaten (Passwörter, Einmalcodes, Zwei-Faktor-Geräte) geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Er stellt sicher, dass auch die von ihm berechtigten Benutzer und Mitglieder diese Pflicht einhalten. Für Administratoren und Funktionsträger mit Zugriff auf Finanzdaten empfiehlt der Anbieter die in Quittix verfügbare Zwei-Faktor-Anmeldung.

(2) Der Verein legt Benutzer an und vergibt Rollen und Rechte in eigener Verantwortung nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit. Er sperrt oder ändert Zugänge ausgeschiedener Funktionsträger unverzüglich.

(3) Besteht der Verdacht, dass Unbefugte Kenntnis von Zugangsdaten erlangt haben, ändert der Verein die Zugangsdaten unverzüglich und informiert den Anbieter.

§ 7 Pflichten des Vereins

(1) Der Verein ist für die Inhalte und Daten, die er oder seine Benutzer in Quittix einstellen, allein verantwortlich. Er stellt sicher, dass die Erhebung, Speicherung und sonstige Verarbeitung dieser Daten – insbesondere der personenbezogenen Daten seiner Mitglieder, Spender und Kontakte – rechtmäßig ist, und erfüllt die ihn als datenschutzrechtlich Verantwortlichen treffenden Pflichten (u. a. Information der Betroffenen nach Art. 13, 14 DSGVO, Einholung erforderlicher Einwilligungen, z. B. für Fotos).

(2) Der Verein nutzt Quittix nicht missbräuchlich. Insbesondere speichert oder versendet er keine rechtswidrigen Inhalte, bringt keine Schadsoftware ein und ergreift keine Maßnahmen, die die Funktionsfähigkeit oder Sicherheit des Dienstes beeinträchtigen (z. B. automatisierte Massenabfragen, Umgehung von Sicherheitsmechanismen).

(3) Bei Nutzung der Nachrichten- und E-Mail-Funktionen stellt der Verein sicher, dass er zum Versand an die jeweiligen Empfänger berechtigt ist; werbliche Nachrichten versendet er nur mit der erforderlichen Einwilligung.

(4) Bei SEPA-Lastschriften ist der Verein für das Vorliegen gültiger Mandate, die Vorabankündigung (Pre-Notification) und die Einreichung bei seiner Bank verantwortlich.

(5) Der Verein stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer schuldhaften Verletzung der vorstehenden Pflichten beruhen, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.

§ 8 Datensicherung

(1) Der Anbieter erstellt tägliche Datensicherungen des Systems, die auf dem Server 14 Tage und verschlüsselt an einem getrennten Speicherort in Deutschland 30 Tage aufbewahrt werden. Diese Sicherungen dienen der Wiederherstellung des Gesamtsystems; ein Anspruch auf Wiederherstellung einzelner Datensätze besteht nicht.

(2) Während der Beta-Phase kann ein Verlust oder eine Beschädigung von Daten nicht ausgeschlossen werden. Dem Verein obliegt es daher, seine Daten in angemessenen, ihrer Bedeutung entsprechenden Abständen selbst zu exportieren und zu sichern. Hierfür stehen im Vereinskonto ein Gesamtexport (JSON oder ZIP-Archiv mit CSV-Dateien) sowie Exporte einzelner Bereiche (z. B. Export für das Steuerbüro mit allen Belegen als PDF und E-Rechnung) zur Verfügung.

§ 9 Hilfsfunktionen, Belege und Hinweise – keine Steuer- oder Rechtsberatung

(1) Quittix unterstützt den Verein bei der Erstellung von Zuwendungsbestätigungen, Rechnungen (auch als E-Rechnung), SEPA-Lastschriftdateien und der Führung eines Kassenbuchs. Für die inhaltliche und steuerrechtliche Richtigkeit dieser Dokumente – insbesondere für die Berechtigung zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen, die zutreffenden Angaben zur Steuerbegünstigung, die Verwendung der amtlich vorgeschriebenen Muster sowie die Richtigkeit von Beträgen, Daten und Empfängern – ist ausschließlich der Verein verantwortlich.

(2) Der Verein prüft erstellte Dokumente vor Verwendung bzw. Versand auf Richtigkeit.

(3) Quittix und der Anbieter erbringen keine Steuer- und keine Rechtsberatung. Die Software ersetzt nicht die Beratung durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.

(4) Quittix schreibt versendete, gedruckte oder bezahlte Belege sowie Kassenbuchbuchungen fest; Korrekturen erfolgen über Storno. Der Verein bleibt dennoch selbst für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten verantwortlich; Quittix ist kein zertifiziertes Buchhaltungs- oder Kassensystem.

(5) Die Module für Schützenvereine dienen der vereinsinternen Organisation; der Verein bleibt für die Einhaltung waffenrechtlicher Pflichten und die Führung gesetzlich vorgeschriebener Nachweise selbst verantwortlich.

(6) Quittix stellt darüber hinaus allgemeine Hilfsfunktionen bereit, etwa Vorlagen und Muster, Fristberechnungen und Erinnerungen (z. B. zu Einladungen zu Mitgliederversammlungen, Nachweisen und Prüfungen), Vorschläge zu Stimmberechtigung sowie Alters- und Wettkampfklassen, Auswertungen von Schießnachweisen, Berechnungen zum Schiedsrichter-Soll, Ratgeber-Artikel und Antworten des KI-Hilfeassistenten. Diese Funktionen beruhen auf allgemeinen gesetzlichen und verbandlichen Regeln in der dem Anbieter bekannten Fassung sowie auf den Angaben des Vereins. Satzung, Ordnungen und Beschlüsse des Vereins, abweichende Vorgaben von Verbänden und Behörden sowie die Besonderheiten des Einzelfalls berücksichtigen sie nur, soweit der Verein sie in Quittix hinterlegt hat. Sie sind keine Prüfung des Einzelfalls und keine Rechtsdienstleistung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes.

(7) Der Anbieter pflegt diese Hilfsfunktionen mit Sorgfalt; Gesetze, Rechtsprechung und Verbandsvorgaben ändern sich jedoch, sodass Vollständigkeit und Aktualität nicht in jedem Fall sichergestellt werden können. Der Verein prüft Ergebnisse, Dokumente und Fristen vor ihrer Verwendung eigenverantwortlich, insbesondere anhand seiner Satzung und der aktuellen Vorgaben. Maßgeblich sind stets Gesetz und Satzung sowie die Entscheidungen der zuständigen Behörden, Gerichte und Verbände. Entscheidungen im Verein (z. B. Beschlüsse, Ausschlüsse, Beitragsfestsetzungen, Freigaben am Schießstand) trifft allein der Verein bzw. das zuständige Organ.

(8) Erinnerungen und Benachrichtigungen sind eine zusätzliche Hilfe. Der Verein bleibt für die Einhaltung von Fristen und Pflichten selbst verantwortlich; das Ausbleiben, die Verspätung oder ein unzutreffender Inhalt einer Erinnerung entbindet ihn davon nicht.

(9) Antworten des KI-Hilfeassistenten werden automatisiert erzeugt und können unzutreffend oder unvollständig sein. Sie sind keine verbindliche Auskunft des Anbieters und ersetzen keine fachliche Beratung.

(10) Die Haftung des Anbieters richtet sich auch insoweit nach § 11.

§ 10 Rechte an Inhalten und an der Software

(1) Die vom Verein eingestellten Daten und Inhalte verbleiben beim Verein. Der Verein räumt dem Anbieter nur die Rechte ein, die zur Erbringung des Dienstes erforderlich sind (insbesondere Speicherung, Vervielfältigung im Rahmen von Datensicherungen, Anzeige und Übermittlung an vom Verein bestimmte Empfänger).

(2) Der Anbieter räumt dem Verein für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht ein, Quittix im Rahmen dieser Nutzungsbedingungen für eigene Vereinszwecke zu nutzen. Weitergehende Rechte an der Software werden nicht eingeräumt.

§ 11 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Verein regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter – vorbehaltlich Absatz 1 – nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Verein (§ 8 Abs. 2) zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(5) Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt; insoweit gilt ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag.

(6) Solange der Verein Quittix unentgeltlich nutzt (insbesondere in der Beta-Phase nach § 4), haftet der Anbieter abweichend von Absatz 2 nicht für leichte Fahrlässigkeit; dies gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Dies entspricht dem gesetzlichen Haftungsmaßstab bei unentgeltlichen Leistungen (§§ 521, 599 BGB).

§ 12 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Der Verein kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, per E-Mail an service@friendworx.com oder über die Funktion „Verein löschen“ im Vereinskonto.

(3) Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von sechs Wochen in Textform kündigen, insbesondere wenn die Beta-Phase beendet oder der Dienst eingestellt wird.

(4) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere bei einem schwerwiegenden Verstoß gegen § 7 vor. Der Anbieter kann den Zugang bei begründetem Verdacht eines solchen Verstoßes vorübergehend sperren, soweit dies zur Abwehr von Schäden erforderlich ist; er informiert den Verein unverzüglich.

§ 13 Datenexport und Löschung bei Vertragsende

(1) Der Verein kann seine Daten bis zum Vertragsende und innerhalb von 30 Tagen danach über die Exportfunktionen exportieren (Gesamtexport im JSON-Format oder als ZIP-Archiv mit CSV-Dateien sowie Exporte einzelner Bereiche).

(2) Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten des Vereins gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag gelöscht; in Datensicherungen enthaltene Daten werden im Rahmen des regulären Sicherungszyklus (spätestens nach weiteren 30 Tagen) gelöscht.

§ 14 Künftige Entgelte

(1) Der Anbieter beabsichtigt, Quittix nach Ende der Beta-Phase gegen Entgelt anzubieten. Eine Umstellung auf ein entgeltliches Angebot erfolgt nicht automatisch.

(2) Der Anbieter teilt dem Verein die künftigen Preise und Leistungsbedingungen mindestens zwei Monate vor Ende der unentgeltlichen Nutzung in Textform mit.

(3) Der Verein hat die Wahl, dem entgeltlichen Angebot ausdrücklich zuzustimmen oder den Vertrag zu beenden und seine Daten gemäß § 13 zu exportieren. Ohne ausdrückliche Zustimmung entstehen dem Verein keine Kosten.

(4) Vereine, deren Vereinskonto während der Beta-Phase freigeschaltet wurde (Beta-Vereine), erhalten auf das entgeltliche Angebot dauerhaft einen Nachlass von 50 % auf den jeweils gültigen regulären Listenpreis ihres Tarifs. Der Nachlass gilt, solange der Nutzungsvertrag ohne Unterbrechung fortbesteht, auch bei einem Tarifwechsel und nach Preisanpassungen gemäß Absatz 5. Er ist nicht übertragbar und nicht mit anderen Rabatten kombinierbar, sofern diese nichts anderes vorsehen.

(5) Der Anbieter kann die Entgelte des entgeltlichen Angebots einmal je Kalenderjahr, erstmals zwölf Monate nach Beginn der Entgeltpflicht des Vereins, nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) an die Entwicklung der Kosten anpassen, die für die Erbringung des Dienstes maßgeblich sind, insbesondere Kosten für Server und Rechenzentrum, E-Mail-Versand, Software-Lizenzen und Dienstleister sowie Personalkosten für Betrieb und Support. Eine Erhöhung darf 10 % des bis dahin geltenden Entgelts nicht übersteigen. Kostensenkungen sind in gleicher Weise zu berücksichtigen wie Kostensteigerungen; sie führen zu einer entsprechenden Senkung der Entgelte. Kostensteigerungen in einem Bereich dürfen nur verrechnet werden, soweit sie nicht durch Kostensenkungen in anderen Bereichen ausgeglichen werden.

(6) Der Anbieter teilt eine Preisanpassung nach Absatz 5 mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Im Fall einer Erhöhung kann der Verein den Vertrag bis zum Wirksamwerden ohne Einhaltung einer Frist kündigen; auf dieses Recht weist der Anbieter in der Mitteilung gesondert hin. Für bereits im Voraus bezahlte Zeiträume gilt bis zu deren Ende das bisherige Entgelt.

(7) Alle Preise verstehen sich als Endpreise einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %).

§ 15 Änderung dieser Nutzungsbedingungen

(1) Der Anbieter kann diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aus triftigem Grund – insbesondere wegen geänderter Rechtslage, Rechtsprechung oder technischer Weiterentwicklung des Dienstes – erforderlich ist.

(2) Geänderte Bedingungen werden dem Verein mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mitgeteilt und in der Anwendung zur Zustimmung vorgelegt. Sie werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Vereins wirksam; ein Schweigen gilt nicht als Zustimmung.

(3) Stimmt der Verein nicht zu, gelten die bisherigen Bedingungen fort. Der Anbieter kann den Vertrag in diesem Fall nach § 12 Abs. 3 kündigen.

§ 16 Datenschutz

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter enthält die Datenschutzerklärung unter www.quittix.de/datenschutz. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Vereins verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO unter www.quittix.de/avv.

§ 17 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Verein Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters (Cham). Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.