Mitgliederversammlung einberufen: Form, Frist, Tagesordnung

In der Mitgliederversammlung entscheiden die Mitglieder über die grundlegenden Angelegenheiten des Vereins. Damit die Beschlüsse Bestand haben, muss schon die Einladung stimmen. Das Gesetz regelt dazu wenig, das meiste steht in Ihrer Satzung.

Wer lädt zur Mitgliederversammlung ein?

Zuständig für die Einberufung ist der Vorstand, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt. Wann eine Versammlung stattfinden muss, regelt beim eingetragenen Verein die Satzung (§ 58 Nr. 4 BGB). Üblich ist eine ordentliche Mitgliederversammlung mindestens einmal im Jahr, oft „Jahreshauptversammlung“ genannt.

Darüber hinaus schreibt das Gesetz vor:

• Im Vereinsinteresse: Die Versammlung ist einzuberufen, wenn das Interesse des Vereins es erfordert (§ 36 BGB).
• Auf Verlangen einer Minderheit: Verlangt der in der Satzung bestimmte Teil der Mitglieder (ohne Satzungsregelung ein Zehntel) die Einberufung schriftlich unter Angabe von Zweck und Gründen, muss der Vorstand einladen (§ 37 Abs. 1 BGB). Laut Bundesjustizministerium kann die Minderheit auf dieser Grundlage auch verlangen, dass die Tagesordnung einer anstehenden Versammlung ergänzt wird.
• Wenn der Vorstand untätig bleibt: Das Amtsgericht, das das Vereinsregister führt, kann die antragstellenden Mitglieder ermächtigen, die Versammlung selbst einzuberufen (§ 37 Abs. 2 BGB). In der Einladung ist dann auf diese Ermächtigung Bezug zu nehmen.

Form der Einladung: Was die Satzung vorgibt

Das BGB schreibt keine bestimmte Form der Einladung vor. Der eingetragene Verein soll die Form der Berufung aber in der Satzung regeln (§ 58 Nr. 4 BGB). Möglich sind nach dem Leitfaden des Bundesjustizministeriums zum Beispiel Brief, E-Mail, Bekanntmachung in einer Tageszeitung oder Vereinszeitung und Aushang im Vereinsheim.

Halten Sie sich genau an die Formulierung Ihrer Satzung:

• Sieht die Satzung E-Mail vor, haben Mitglieder ohne E-Mail-Zugang laut Bundesjustizministerium keinen Anspruch auf eine Einladung per Brief.
• Verlangt die Satzung „Textform“, genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die einladende Person genannt ist (§ 126b BGB). Eine E-Mail erfüllt das in der Regel.
• Verlangt die Satzung „schriftlich“, ist nicht immer eindeutig, ob eine E-Mail ausreicht. Wenn Sie unsicher sind, laden Sie per Brief ein und klären Sie die Formulierung bei der nächsten Satzungsänderung.

Die Einladungsfrist

Das BGB enthält keine allgemeine Einladungsfrist. Es gilt der Grundsatz, dass eine angemessene Frist einzuhalten ist, damit sich die Mitglieder auf Teilnahme und Abstimmung vorbereiten können. Die meisten Satzungen legen eine feste Frist fest, und diese ist dann verbindlich.

Für die Berechnung gelten die §§ 186 ff. BGB. Nach dem Leitfaden des Bundesjustizministeriums beginnt die Frist, wenn die Einladung bei regulärem Zustellverlauf dem letzten Mitglied zugegangen ist. Die Satzung kann einen anderen Fristbeginn festlegen, etwa einige Tage nach Aufgabe zur Post. Planen Sie deshalb einen Puffer ein, vor allem bei Briefversand.

Die Einladung muss Ort und Zeit angeben. Der Termin muss zumutbar sein, darf also nicht viele Mitglieder von der Teilnahme abhalten, etwa werktags während der üblichen Arbeitszeit oder in der Hauptferienzeit.

Die Tagesordnung

Für die Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird (§ 32 Abs. 1 Satz 2 BGB). Die Satzung kann davon abweichen (§ 40 BGB), viele tun das aber nicht.

Die Gegenstände müssen so genau benannt sein, dass die Mitglieder entscheiden können, ob sie teilnehmen, und sich vorbereiten können. „Satzungsänderung“ allein reicht nicht. Nennen Sie, welche Bestimmungen geändert werden sollen. Auch Wahlen gehören ausdrücklich auf die Tagesordnung.

In der Praxis bewährte Tagesordnungspunkte für eine Jahreshauptversammlung:

1. Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit
2. Genehmigung der Tagesordnung
3. Bericht des Vorstands
4. Kassenbericht und Bericht der Kassenprüfer
5. Entlastung des Vorstands
6. Wahlen (mit Angabe der zu wählenden Ämter)
7. Anträge (konkret benannt)
8. Verschiedenes

Unter „Verschiedenes“ können Sie informieren und diskutieren, aber nicht wirksam über Gegenstände beschließen, die nicht angekündigt waren, sofern Ihre Satzung nichts anderes erlaubt.

Anträge von Mitgliedern

Das BGB regelt keine Frist für Mitgliederanträge. Viele Satzungen bestimmen, bis wann Anträge beim Vorstand eingehen müssen und ob Dringlichkeitsanträge zulässig sind. Setzen Sie diese Frist so, dass Sie die Anträge noch in die Einladung aufnehmen können. Sonst fehlt es an der Ankündigung nach § 32 Abs. 1 Satz 2 BGB.

Hybride und virtuelle Versammlung nach § 32 BGB

Seit dem 21. März 2023 regelt § 32 Abs. 2 BGB Online-Formate auch für Vereine, deren Satzung dazu schweigt:

• Hybride Versammlung: Der Vorstand kann bei der Einberufung vorsehen, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort elektronisch teilnehmen und ihre Rechte ausüben können.
• Virtuelle Versammlung: Eine rein virtuelle Versammlung ist nur möglich, wenn die Mitglieder zuvor beschlossen haben, dass künftige Versammlungen auch virtuell einberufen werden können.
• Pflichtangabe: In beiden Fällen muss die Einladung angeben, wie die Mitglieder ihre Rechte elektronisch ausüben können, zum Beispiel Zugangsweg, Wortmeldung und Abstimmungsverfahren.

Die Satzung kann diese Formate ausschließen oder anders regeln. Sie hat dann Vorrang (§ 40 BGB).

Ohne Versammlung ist ein Beschluss nach § 32 Abs. 3 BGB nur gültig, wenn alle Mitglieder in Textform zustimmen. Auch hiervon kann die Satzung abweichen.

Folgen von Fehlern bei der Einberufung

• Nicht angekündigter Gegenstand: Darüber kann die Versammlung nicht wirksam beschließen (§ 32 Abs. 1 Satz 2 BGB), soweit die Satzung nichts anderes zulässt.
• Andere Verstöße gegen Gesetz oder Satzung, etwa eine zu kurze Frist, die falsche Form oder vergessene Mitglieder, können nach Darstellung des Bundesjustizministeriums zur Nichtigkeit der Beschlüsse führen.
• Vereinsregister: Bei Vorstandswahlen und Satzungsänderungen prüft das Registergericht anhand des Protokolls die ordnungsgemäße Einberufung. Mängel können die Eintragung verzögern oder eine neue Versammlung nötig machen.

Bemerken Sie einen Fehler, ist es meist sicherer, die Beschlüsse in einer ordnungsgemäß einberufenen Versammlung erneut zu fassen.

Checkliste

• Satzung geprüft: Wer beruft ein, in welcher Form, mit welcher Frist?
• Termin und Ort festgelegt und auf Zumutbarkeit geprüft
• Bei hybrider Versammlung: Zugang und Abstimmungsweg festgelegt; bei virtueller Versammlung: Ermächtigungsbeschluss der Mitglieder vorhanden
• Antragsfrist laut Satzung abgewartet, eingegangene Anträge aufgenommen
• Tagesordnung mit konkret bezeichneten Beschlussgegenständen erstellt (Satzungsänderungen mit Paragrafen, Wahlen mit Ämtern)
• Einladung enthält Ort, Datum, Uhrzeit und gegebenenfalls Angaben zur elektronischen Teilnahme
• Mitgliederliste aktuell, alle stimmberechtigten Mitglieder erfasst
• Einladung fristgerecht und in der Satzungsform verschickt, mit Puffer für den Zugang
• Versand dokumentiert (Datum, Empfänger, Versandweg)

Häufige Fragen

Wie viele Wochen vorher muss ich einladen?

Das BGB nennt keine feste Frist. Maßgeblich ist Ihre Satzung, ohne Regelung muss die Frist angemessen sein – bei großen, überregionalen Vereinen eher länger als bei kleinen, lokalen.

Darf ich per E-Mail einladen?

Ja, wenn Ihre Satzung E-Mail oder Textform vorsieht. Verlangt sie „schriftlich“, sollten Sie im Zweifel per Brief einladen und die Satzung bei Gelegenheit klarstellen.

Können wir die Versammlung online abhalten, obwohl die Satzung nichts dazu sagt?

Eine hybride Versammlung kann der Vorstand bei der Einberufung vorsehen. Für eine rein virtuelle Versammlung brauchen Sie zuvor einen Beschluss der Mitglieder (§ 32 Abs. 2 BGB), es sei denn, Ihre Satzung regelt es anders.

Was gilt, wenn ein Zehntel der Mitglieder eine Versammlung verlangt?

Liegt das schriftliche Verlangen mit Zweck und Gründen vor und sieht die Satzung keine andere Quote vor, muss der Vorstand einberufen. Tut er das nicht, kann das Amtsgericht die Mitglieder ermächtigen, selbst einzuladen (§ 37 BGB).

So hilft Quittix

Mit dem Versammlungsmodul von Quittix erstellen Sie die Tagesordnung auf Grundlage vorbelegter Standardpunkte. Die Einladung versenden Sie als E-Mail-Rundschreiben mit Prüfung der Einladungsfrist oder erzeugen sie als PDF für den Briefversand. Welche Form und Frist für Ihren Verein gelten, legt weiterhin Ihre Satzung fest.

Quellen

• § 32 BGB – Mitgliederversammlung; Beschlussfassung
• § 36 BGB – Berufung der Mitgliederversammlung
• § 37 BGB – Berufung auf Verlangen einer Minderheit
• § 40 BGB – Nachgiebige Vorschriften
• § 58 BGB – Sollinhalt der Vereinssatzung
• § 126b BGB – Textform
• Bundesministerium der Justiz: Leitfaden zum Vereinsrecht (Stand Januar 2026)
• Gesetz zur Ermöglichung hybrider und virtueller Mitgliederversammlungen im Vereinsrecht, BGBl. 2023 I Nr. 72

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Gesetz und Ihre Vereinssatzung. Stand: Oktober 2026.