Kassenprüfung im Verein – Ablauf, Umfang, Checkliste

Einmal im Jahr legt der Vorstand Rechenschaft über die Vereinsfinanzen ab, und die Kassenprüfer sehen sich die Bücher an. Auf ihren Bericht stützt sich die Mitgliederversammlung oft, wenn sie über die Entlastung des Vorstands entscheidet. Hier erfahren Sie, was das Gesetz regelt, was Ihre Satzung bestimmt und wie eine Prüfung praktisch abläuft.

Rechtsgrundlage: Satzung statt Gesetz

Das Vereinsrecht im BGB regelt weder Kassenprüfer noch die Entlastung. Gesetzlich geregelt ist nur, dass der Vorstand Rechenschaft ablegen muss:

• Für seine Geschäftsführung gelten die Vorschriften über den Auftrag entsprechend (§ 27 Abs. 3 BGB).
• Danach muss er Auskunft geben und Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB).
• Wer Einnahmen und Ausgaben verwaltet, muss eine geordnete Aufstellung vorlegen und, soweit üblich, die Belege (§ 259 BGB).

Ob es Kassenprüfer gibt, wie viele, wer sie wählt und wie lange sie im Amt sind, regelt deshalb Ihre Satzung oder eine Finanzordnung. Fehlt eine Regelung, kann die Mitgliederversammlung per Beschluss Kassenprüfer bestellen.

Für gemeinnützige Vereine kommt das Steuerrecht hinzu. Der Verein muss mit ordnungsmäßigen Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben nachweisen, dass seine tatsächliche Geschäftsführung den steuerbegünstigten Zwecken dient (§ 63 Abs. 3 AO).

Wahl und Unabhängigkeit der Kassenprüfer

Kassenprüfer prüfen im Auftrag der Mitglieder. Damit die Prüfung glaubwürdig ist, achten Sie auf Folgendes:

• Kassenprüfer sollten nicht dem Vorstand angehören und nicht selbst buchen.
• Wählen Sie mindestens zwei Personen, die sich gegenseitig ergänzen.
• Nahe Angehörige des Kassierers sind ungeeignet.
• Buchhaltungskenntnisse helfen, sind aber selten vorgeschrieben. Maßgeblich ist die Satzung.

Was geprüft wird

Die Kassenprüfer prüfen vor allem, ob die Zahlen vollständig, richtig und belegt sind. Ob eine Ausgabe sinnvoll war, entscheiden Vorstand und Mitgliederversammlung, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt.

• Belege: Gibt es zu jeder Buchung einen Beleg? Ist er inhaltlich und rechnerisch richtig, datiert und zugeordnet?
• Kassenbestand: Stimmt das gezählte Bargeld mit dem Kassenbuch überein?
• Bankkonten: Stimmen Kontoauszüge und Buchhaltung überein? Sind alle Konten des Vereins erfasst, auch Sparkonten und Konten von Abteilungen?
• Vollständigkeit: Sind alle Einnahmen erfasst, zum Beispiel Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse und Erlöse aus Veranstaltungen? Ein Abgleich mit der Mitgliederliste hilft.
• Mittelverwendung laut Satzung: Wurde Geld nur für die Zwecke der Satzung ausgegeben? Gab es Zahlungen ohne Beschluss oder Zahlungen an Mitglieder ohne Gegenleistung?
• Gemeinnützigkeit: Mittel dürfen nur für die Zwecke der Satzung verwendet werden (§ 55 Abs. 1 Nr. 1 AO). Grundsätzlich muss der Verein sie zeitnah ausgeben, also spätestens in den zwei Jahren nach dem Eingang. Vereine mit jährlichen Einnahmen von höchstens 100.000 Euro sind davon ausgenommen (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO).

Ablauf der Prüfung

1. Termin vereinbaren: nach Abschluss des Geschäftsjahres und rechtzeitig vor der Mitgliederversammlung.
2. Unterlagen bereitstellen: Kassenbuch, Kontoauszüge, Belege, Kassenbericht mit Anfangs- und Endbestand, Beschlussprotokolle, Mitgliederliste.
3. Kasse zählen: Bargeld im Beisein des Kassierers zählen und das Ergebnis notieren.
4. Abgleichen: Den Anfangsbestand mit dem Endbestand des Vorjahres vergleichen. Die Endbestände von Kasse und Konten mit dem Kassenbericht vergleichen.
5. Stichproben ziehen: Einzelne Buchungen bis zum Beleg zurückverfolgen. Auffällige Posten, größere Ausgaben und Barzahlungen genauer ansehen.
6. Rückfragen klären: Offene Punkte mit dem Kassierer besprechen und die Antworten notieren.
7. Bericht schreiben und unterschreiben.

Der Prüfbericht

Der Bericht sollte schriftlich vorliegen und kurz festhalten:

• geprüften Zeitraum, Datum und Ort der Prüfung, Namen der Prüfer
• vorgelegte Unterlagen und Umfang der Prüfung (vollständig oder in Stichproben)
• Anfangs- und Endbestände von Kasse und Konten
• Feststellungen und Beanstandungen, gegebenenfalls mit Empfehlungen
• Ergebnis, zum Beispiel „Die Kasse wurde ordnungsgemäß geführt“, und gegebenenfalls eine Empfehlung zur Entlastung
• Unterschriften der Prüfer

Entlastung des Vorstands

Mit der Entlastung billigt der Verein die Amtsführung des Vorstands. Laut Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesjustizministeriums verzichtet der Verein damit auf Schadensersatzansprüche wegen Pflichtverletzungen des Vorstands. Das gilt für alle Pflichtverletzungen, die die Mitgliederversammlung bei sorgfältiger Prüfung aller Vorlagen und Berichte hätte erkennen können.

• Einen gesetzlichen Anspruch auf Entlastung gibt es nicht.
• Die Mitgliederversammlung kann einzelne Vorstandsmitglieder entlasten und anderen die Entlastung verweigern.
• Welches Organ über die Entlastung entscheidet, kann die Satzung festlegen. Ohne Regelung kann die Mitgliederversammlung entlasten.
• Die Entlastung muss bei der Einberufung als Tagesordnungspunkt angekündigt werden (§ 32 Abs. 1 BGB).

Der Prüfbericht ist deshalb mehr als eine Formalie: Was die Prüfer nicht vorlegen, war für die Versammlung womöglich nicht erkennbar.

Aufbewahrungsfristen

Für steuerlich relevante Unterlagen gilt § 147 AO. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege verkürzt. Seit 1. Januar 2025 gilt:

• Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO).
• Die 8-Jahres-Frist gilt auch für ältere Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Belege aus 2017 durften damit ab 1. Januar 2026 vernichtet werden, Belege aus 2018 dürfen es ab 1. Januar 2027.
• Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO).

Sprechen Sie im Zweifel vor dem Vernichten mit Ihrem Steuerbüro.

Checkliste

• Satzung geprüft: Gibt es Kassenprüfer, wie viele, wie lange im Amt?
• Kassenprüfer gewählt und unabhängig vom Vorstand
• Prüftermin vor der Mitgliederversammlung vereinbart
• Kassenbuch, Kontoauszüge und Belege vollständig vorgelegt
• Bargeld gezählt und mit dem Kassenbuch abgeglichen
• Alle Bankkonten mit der Buchhaltung abgeglichen
• Einnahmen auf Vollständigkeit geprüft
• Mittelverwendung auf die Zwecke der Satzung geprüft
• Prüfbericht schriftlich erstellt und unterschrieben
• Entlastung in der Tagesordnung angekündigt
• Aufbewahrungsfristen (10/8/6 Jahre) beachtet

Häufige Fragen

Ist eine Kassenprüfung gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, das BGB schreibt für Vereine keine Kassenprüfer vor. Die Pflicht ergibt sich aus Ihrer Satzung oder aus einem Beschluss der Mitgliederversammlung. Rechenschaft ablegen muss der Vorstand aber in jedem Fall.

Darf ein Vorstandsmitglied Kassenprüfer sein?

Das Gesetz verbietet es nicht, die Satzung kann es aber ausschließen. Wer sich selbst prüft, prüft nicht unabhängig. Wählen Sie deshalb Personen außerhalb des Vorstands.

Was passiert, wenn die Kassenprüfer Mängel finden?

Sie halten die Mängel im Bericht fest und tragen sie in der Mitgliederversammlung vor. Die Versammlung entscheidet dann, ob sie den Vorstand trotzdem entlastet, die Entlastung vertagt oder verweigert.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres.

So hilft Quittix

Das Kassenbuch in Quittix wird festgeschrieben, Korrekturen sind nur per Storno möglich. Den Kassenbericht erzeugt Quittix als PDF. Er enthält Anfangs- und Endbestand, Einnahmen und Ausgaben je Kategorie und ein Feld für den Prüfvermerk. Für das Steuerbüro exportieren Sie die Daten als CSV und die Belege als PDF.

Quellen

• § 27 BGB – Bestellung und Geschäftsführung des Vorstands
• § 32 BGB – Mitgliederversammlung; Beschlussfassung
• § 259 BGB – Umfang der Rechenschaftspflicht
• § 666 BGB – Auskunfts- und Rechenschaftspflicht
• § 55 AO – Selbstlosigkeit
• § 63 AO – Anforderungen an die tatsächliche Geschäftsführung
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• Art. 97 § 19a EGAO – Aufbewahrungsfristen (Übergangsregelung)
• Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Leitfaden zum Vereinsrecht, Stand Januar 2026 (PDF)
• Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Mustersatzung eines Vereins (PDF)

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind Gesetz, Ihre Vereinssatzung und die Bedingungen Ihrer Bank. Stand: Oktober 2026.