E-Rechnung im Verein – Pflichten und Fristen

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung zwischen inländischen Unternehmern zur Pflicht gemacht. Viele Vorstände fragen sich: Betrifft das auch unseren Verein? Die Antwort hängt davon ab, ob und in welchem Bereich Ihr Verein umsatzsteuerlich Unternehmer ist. Dieser Ratgeber erklärt die Regeln nach Gesetz und BMF-Schreiben, Stand Oktober 2026.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, sofern sich die Pflichtangaben verlustfrei in ein normkonformes Format überführen lassen.

Alle anderen Rechnungen sind „sonstige Rechnungen“. Das BMF stellt klar: Dazu zählen PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails. Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung ist also keine E-Rechnung.

Welche Formate sind zulässig?

Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 erfüllen insbesondere diese Formate die Anforderungen:

• XRechnung – ein rein strukturiertes XML-Format auf Basis der EN 16931.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML-Datei, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil maßgeblich: Ein Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich. Weist eine Datei Formatfehler auf, gilt sie als sonstige Rechnung. Ob das der Fall ist, kann mit einer geeigneten Validierungsanwendung geprüft werden.

Wann ist ein Verein Unternehmer?

Unternehmer ist nach § 2 Abs. 1 UStG, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt – also jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch ohne Gewinnabsicht und auch dann, wenn eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.

Für Vereine bedeutet das typischerweise:

• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (§ 14 AO), z. B. Vereinsgaststätte, Festverkauf, Werbung: unternehmerisch.
• Zweckbetrieb (§ 65 AO), z. B. entgeltliche Kurse oder Veranstaltungen im Satzungszweck: ebenfalls Einnahmen aus Leistungen und damit unternehmerisch – auch wenn der Zweckbetrieb gemeinnützigkeitsrechtlich begünstigt ist.
• Vermögensverwaltung (§ 14 Satz 3 AO), z. B. Vermietung von Räumen: auf Dauer angelegte Einnahmeerzielung, umsatzsteuerlich in der Regel unternehmerisch.
• Ideeller Bereich – Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse ohne Gegenleistung: nicht unternehmerisch.

Wichtig: Die Grenze von 50.000 Euro in § 64 Abs. 3 AO betrifft nur Körperschaft- und Gewerbesteuer. Für die Frage, ob Ihr Verein umsatzsteuerlicher Unternehmer ist, spielt sie keine Rolle. Auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind Unternehmer.

Empfangspflicht seit 1. Januar 2025

Inländische Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen – das gilt laut BMF ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. Die gute Nachricht: Ein normales E-Mail-Postfach reicht aus; ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Wer die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung.

Ist Ihr Verein ausschließlich ideell tätig, ist er kein Unternehmer. Lieferanten dürfen ihm als juristischer Person dann Papier- oder, mit Zustimmung, andere elektronische Rechnungen schicken. Bezieht der Verein eine Leistung sowohl für den unternehmerischen als auch für den ideellen Bereich, geht nach BMF die E-Rechnungspflicht vor.

Übergangsfristen für den Versand

Für das Ausstellen von Rechnungen gelten nach § 27 Abs. 38 UStG Übergangsregeln:

Für die meisten Vereine heißt das: Ab Leistungen im Jahr 2028 müssen Rechnungen an andere inländische Unternehmer als E-Rechnung ausgestellt werden; Vereine mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 bereits für Leistungen ab 2027.

Ausnahmen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV).
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ebenfalls immer sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV).
• Rechnungen an Privatpersonen, etwa an Mitglieder oder Kursteilnehmende, fallen nicht unter die Pflicht – sie gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format (z. B. PDF) bedarf weiterhin der Zustimmung des Empfängers; diese kann laut BMF auch konkludent erfolgen.

Aufbewahrung

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG); die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Nach dem BMF-Schreiben ist eine Rechnung grundsätzlich im empfangenen Format aufzubewahren; bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck der XML-Datei genügt also nicht.

Checkliste

• Klären, in welchen Bereichen der Verein unternehmerisch tätig ist (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung)
• E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang festlegen und Lieferanten mitteilen
• Software zum Anzeigen und Prüfen von XRechnung/ZUGFeRD einrichten
• Ablage so organisieren, dass die XML-Datei unverändert acht Jahre verfügbar bleibt
• Gesamtumsatz 2026 ermitteln (800.000-Euro-Grenze für 2027)
• Ausgangsrechnungen an Unternehmer rechtzeitig auf XRechnung oder ZUGFeRD (ab 2.0.1, nicht MINIMUM/BASIC-WL) umstellen
• Ausnahmen prüfen: Kleinbetragsrechnung, Kleinunternehmer, Privatkunden

Häufige Fragen

Muss ein Verein ohne wirtschaftliche Tätigkeit E-Rechnungen empfangen können?

Nein. Ein ausschließlich ideell tätiger Verein ist kein Unternehmer. Die Empfangspflicht trifft nur Unternehmer.

Reicht es, eine PDF-Rechnung per E-Mail zu verschicken?

Bis zum Ende der Übergangsfristen ja, sofern der Empfänger zustimmt. Eine E-Rechnung ist die PDF-Datei aber nicht. Spätestens für Leistungen ab 2028 brauchen Sie bei Rechnungen an Unternehmer ein strukturiertes Format.

Unser Sommerfest-Verkauf liegt unter 50.000 Euro – sind wir trotzdem Unternehmer?

Umsatzsteuerlich ja, sofern der Verkauf nachhaltig zur Erzielung von Einnahmen erfolgt. Die 50.000-Euro-Grenze des § 64 Abs. 3 AO gilt nur für Körperschaft- und Gewerbesteuer.

Was gilt für Rechnungen an Mitglieder?

Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht nicht erfasst. Sie können weiterhin auf Papier oder – mit Zustimmung – als PDF verschickt werden.

So hilft Quittix

Quittix erstellt Rechnungen als PDF. Zusätzlich lassen sie sich als E-Rechnung im XML-Format nach EN 16931 herunterladen bzw. werden beim E-Mail-Versand mitgeschickt; die Ausgabe wird mit dem Prüfwerkzeug der KoSIT getestet. Versendete Belege sind festgeschrieben, Korrekturen erfolgen nur per Storno.

Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
• § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38)
• § 2 UStG – Unternehmer, Unternehmen
• § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
• § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
• § 14 AO – Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
• § 64 AO – Steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe
• § 65 AO – Zweckbetrieb
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 – Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (ändert das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024)

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die aktuellen Gesetze und Verwaltungsanweisungen sowie Ihr Freistellungs- bzw. Feststellungsbescheid. Stand: Oktober 2026.