Kassenbuch im Verein führen: Pflichten, Aufbau, Aufbewahrung

Ob Mitgliedsbeiträge, Getränkeverkauf beim Sommerfest oder die Rechnung für neue Trikots: Jede Einnahme und Ausgabe des Vereins muss nachvollziehbar sein. Das Kassenbuch – oder allgemeiner die Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben – ist dafür das zentrale Werkzeug.

Warum der Verein Aufzeichnungen führen muss

Gegenüber den Mitgliedern: Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins. Auf ihn sind die Vorschriften über den Auftrag anwendbar (§ 27 Abs. 3 BGB). Er muss deshalb Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB) und dabei eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben vorlegen (§ 259 BGB). In der Praxis geschieht das mit dem Kassenbericht in der Mitgliederversammlung.

Gegenüber dem Finanzamt: Ein gemeinnütziger Verein muss nachweisen, dass seine tatsächliche Geschäftsführung den Satzungszwecken entspricht – und zwar „durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben“ (§ 63 Abs. 3 AO).

Allgemeine Ordnungsregeln: Nach § 146 Abs. 1 AO sind Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

Ob Ihr Verein darüber hinaus Bücher nach kaufmännischen Regeln (doppelte Buchführung) führen muss, hängt vor allem von Umsatz und Gewinn eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs ab. Die meisten kleinen Vereine kommen mit einer Einnahmen-Ausgaben-Aufzeichnung aus. Klären Sie das im Zweifel mit Ihrem Finanzamt oder Steuerberater.

Was jede Buchung enthalten sollte

• Laufende Buchungsnummer, die auch auf dem Beleg steht
• Datum des Zahlungsvorgangs
• Betrag und ob es eine Einnahme oder Ausgabe ist
• Beschreibung, zum Beispiel „Hallenmiete Oktober“
• Kategorie oder Konto, etwa Mitgliedsbeiträge, Spenden, Veranstaltungen, Sportbetrieb
• Zahlungsweg: bar, Überweisung, Lastschrift
• Saldo nach der Buchung, damit der Kassenstand jederzeit sichtbar ist

Für jede Buchung braucht es einen Beleg: Rechnung, Quittung, Kontoauszug oder – wenn es keinen externen Beleg gibt – einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.

Bargeld und Bankkonto trennen

Führen Sie für die Barkasse und für jedes Bankkonto getrennte Aufzeichnungen. Bargeldeinzahlungen auf das Konto erscheinen dann zweimal: als Ausgang in der Kasse und als Eingang auf dem Konto. Zählen Sie den Kassenbestand regelmäßig und vergleichen Sie ihn mit dem Saldo im Kassenbuch.

Bereiche der Gemeinnützigkeit

Gemeinnützige Vereine ordnen Einnahmen und Ausgaben vier Bereichen zu: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Das ist für die Steuererklärung wichtig. Seit 2026 liegt die Freigrenze für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb bei 50.000 Euro Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer im Jahr (§ 64 Abs. 3 AO). Legen Sie Ihre Kategorien so an, dass Sie jede Buchung einem Bereich zuordnen können.

Korrekturen richtig vornehmen

Eine Buchung wird nicht gelöscht oder überschrieben. Ist sie falsch, buchen Sie sie mit einer Stornobuchung zurück und erfassen den richtigen Betrag neu. So bleibt nachvollziehbar, was wann geändert wurde. Dieser Grundsatz ergibt sich aus § 146 Abs. 4 AO: Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren

Nach § 147 Abs. 3 AO gelten seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV folgende Fristen:

• Bücher und Aufzeichnungen (also das Kassenbuch selbst), Jahresabschlüsse: 10 Jahre
• Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen: 8 Jahre
• Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen und Geschäftsbriefe: 6 Jahre

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch nicht verjährte Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.

Kassenbuch und Kassenprüfung

Am Ende des Geschäftsjahres prüfen die Kassenprüfer, ob alle Buchungen belegt sind, der Kassenstand stimmt und die Mittel satzungsgemäß verwendet wurden. Ein laufend geführtes Kassenbuch mit nummerierten Belegen macht diese Prüfung kurz. Wie die Prüfung abläuft, steht im Ratgeber Kassenprüfung.

Checkliste

• Getrennte Aufzeichnungen für Barkasse und jedes Bankkonto
• Jede Buchung mit Nummer, Datum, Betrag, Beschreibung, Kategorie und Zahlungsweg
• Zu jeder Buchung ein Beleg mit derselben Nummer, fehlende Belege als Eigenbeleg
• Bareinnahmen und -ausgaben am selben Tag erfasst
• Kassenbestand regelmäßig gezählt und abgeglichen
• Kategorien den Bereichen ideell, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb zugeordnet
• Fehler per Stornobuchung korrigiert, nichts überschrieben
• Kassenbuch 10 Jahre, Belege 8 Jahre aufbewahrt

Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Tabelle als Kassenbuch?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Eine Tabelle kann genügen, wenn sie vollständig und zeitnah geführt wird. Schwierig ist, dass sich Einträge in Excel nachträglich unbemerkt ändern lassen. Sichern Sie die Datei deshalb regelmäßig mit Datum oder nutzen Sie ein Programm, das Änderungen protokolliert.

Wer darf das Kassenbuch führen?

Wer die Kasse führt, regelt die Satzung oder eine Geschäftsordnung, meist der Kassier oder Schatzmeister. Die Verantwortung gegenüber Mitgliedern und Finanzamt trägt der Vorstand.

Muss jeder kleine Barbetrag erfasst werden?

Ja. Auch kleine Beträge gehören ins Kassenbuch, sonst stimmt der Kassenstand nicht mehr.

So hilft Quittix

Im Kassenbuch von Quittix erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben mit fortlaufender Nummer, Kategorie, Zahlungsweg und Beleg-Upload. Der Saldo wird nach jeder Buchung fortgeschrieben, Korrekturen erfolgen über Stornobuchungen, und Kassenprüfer erhalten einen eigenen Lesezugriff mit Prüfstatus je Buchung.

Quellen

• § 27 BGB – Bestellung und Geschäftsführung des Vorstands
• § 259 BGB – Umfang der Rechenschaftspflicht
• § 63 AO – Anforderungen an die tatsächliche Geschäftsführung
• § 64 AO – Steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind Gesetz, Ihre Vereinssatzung und die Auskunft Ihres Finanzamts. Stand: Oktober 2026.